财务出纳借力财务RPA机器人,防范对账风险

如果说会计是管账的,那么出纳就是管钱的。出纳岗位除了负责对现金和银行存款的管理,还要处理许多与之相关的琐碎工作:

日常记录每一笔开支,做好现金日记账和银行日记账,保管相关印章、空白收据和空白支票;每日结束时盘点库存现金,做到日清月结;每到月末要根据银行对账单编制银行存款余额调节表,将登记的现金和银行日记账与会计登记的总账进行核对……这些工作看似容易,但跟数据打交道要做到不出错还是很难。

财务出纳借力财务RPA机器人,防范对账风险

财务出纳的难处

Amy所在的公司,开立有多个账户。每天下班前,身为出纳的她,都要整理对账表,发给主管审核,审核通过后才能下班。

每到月底,Amy还要逐一登录网银,下载每个账户的当月资金流水,将不同格式的流水整理到一张表中,再一一核对公司ERP中的资金入账明细,制作资金余额表及资金余额调节表。

“登录4家不同银行的网银导流水,整个过程下来,至少要耗费一个多小时。而且还要不断切换U盾,重复枯燥的下载整理。注意力不集中时,还容易出现手误。”Amy抱怨道。

如何才能优化对账工作,同时又能让主管放心呢?

传统的解决方法是企业ERP与网银进行系统对接。但这需要银行支持,也需要公司IT人员的积极配合。遗憾的是,Amy公司的ERP系统至今都未能实现与银行系统对接。

财务RPA——解决问题的契机

一次偶然的契机,Amy得知同事小张一直在用RPA机器人搜集数据,整理各类表单。

RPA可轻松实现跨系统操作,借助U盾集成工具解决登录不同网银的问题,模拟人工进行逐笔核对,直至做出资金余额调节表。原先需要一个多小时的手动操作任务,RPA只需不到20分钟就完成了。

“RPA机器人真是理想的虚拟助手。只要设定好脚本,它就会按部就班地自动执行任务,不仅提升了工作效率,还能有效避免人为失误,且无需担心资金盗用的风险。”Amy表示。

当然,实施财务RPA还需要做好前期的准备工作。资金对账流程中有两大需要克服的问题:一是登录网银需要U盾响应,二是逐笔核对银行流水与ERP资金账的问题。

如果没有U盾集成工具,出纳可通过人机配合,克服U盾拔插的问题。核对银行流水和ERP资金账的解决方案则相对简单,只需出纳梳理好日常对账流程,编写特定脚本,财务机器人即可模拟人工操作按照流程步骤自动执行对账。

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